数字通智慧政务帮助广东省佛山监狱协调内部交流，实现高效协同办公

数字通智慧政务

随着科技的发展，越来越多的企事业单位认识到一个OA软件对于日常工作的重要性。面对市场上种类繁多的OA软件，如何选择一款适合日常工作的软件无疑是一件重要的事情。在对OA软件的选择上，软件的简洁性、高效性以及易学性都是评判软件的好坏的一个标准。广东省佛山监狱曾使用系统内的OA软件，但是效果并不理想。2005，在经过反复对比使用后，佛山监狱最终决定使用界面更简洁、功能更强大的数字通智慧政务，并顺利地简化自己的工作复杂度。

OA 选型过程：

佛山监狱曾选用上级要求的OA软件进行办公助理，但是各种文件传送、递交报表的事情依旧让工作人员苦不堪言。尤其在来回发送一个文件，并要送达十几个部门时，费时费力不说，办事效率还特别低。在刚开始使用数字通智慧政务时，工作人员并不觉得使用这款软件会对工作有什么帮助。但经过一段时间的推广后，全部文件的网上传递，人员的网上交流都在OA上能够实现，所有人都认为数字通智慧政务大大地提高了工作效率。

目前数字通智慧政务的使用情况：

全部人员了接受数字通智慧政务。初步实现了单位内部信息发布、公文传递无纸化，文件流转规范化，工作流程科学化。

数字通智慧政务功能与实际应用举例：

协同工作

为提高工作效率，广东省佛山监狱自己设计了一些OA的工作流程，比如请假单、公文传送、岗位申请表、用车申请等，加快了工作的效率，为单位的办公环境带来了很大的改观，下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，省却了中间环节。所有人员可以随时随地都能够在网上查看各种资料，阅读并打印出来，避免了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

使用数字通智慧政务后，佛山监狱内部的沟通和交流更加及时、方便，员工能够通过讨论区在网上轻松、公平的交流，营造了单位的一个良好文化氛围和融洽的团队环境。单位职工之间可以通过在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省了时间，提高了效率。每个流程的处理时间、责任人都相应明确、权限分明，具体事务落实到人，查有所依，有效协调了各部门之间的协同工作问题，实现高效协同办公。

二次开发

数字通智慧政务除了能够满足日常工作外，对其办公系统的二次开发还能很大程度上简化工作内容。佛山监狱各类报表任务繁重，基层人员为了报送每月的报表数据疲于奔波于各业务部门之间，重复于"跑腿"功夫。面对这种情况，充分利用数字通智慧政务的公共文件柜功能可以实现电子台帐应用，避免了日常大量的业务数据都通过手工填写、打印后堆满单位档案室的窘状。

电子台帐的设立是利用Excel表为基础的，首先针对各类台帐目录建立好Excel文件后，根据单位人员的职位等级设置与之相应的编辑权限，然后在公共文件柜设置好各类报表的不同目录（按报表要求分部门、年份、业务种类），最后再建立各类二级子目录，将想要控制的文件夹设为指定人员防问、编辑、打印、下载。截至目前为止，广东省佛山监狱已经在OA上建立好了行政、办公、人事、信息管理等报表种类达50余种，建立公共文件柜十几类，基本形成一个较为规范统一的电子台帐目录。

产生的效益

通过对数字通智慧政务的不同层次的应用，佛山监狱日渐感觉到其单位的信息化层次上升到了一个新的台阶。其中台帐的应用是广东省系统内信息化的先例，得到了领导和同事们的肯定。